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Équipes techniques de grands groupes et freelances : quelles bonnes pratiques pour une collaboration efficace ?

Équipes techniques de grands groupes et freelances : quelles bonnes pratiques pour une collaboration efficace ?

Trouver des ressources est devenu, au fil des mois, un enjeu de taille pour les organisations, particulièrement dans le domaine technologique où le niveau d’expertise est de plus en plus exigeant. Dans cette dynamique, le recours au freelancing s’affiche comme une réponse efficace à la recherche d’expertises pour les entreprises.

C’est notamment sur ce créneau et pour répondre aux besoins des équipes techniques des grands comptes et ETI que Kamatz a choisi de se spécialiser en proposant un service “clé en main” et adapté aux grandes entreprises. L’objectif : Leur permettre d’aller plus vite au quotidien en collaborant avec les freelances les plus pertinents pour leur entreprise grâce à un accompagnement sur mesure, simplifié, sécurisé et adapté à leurs besoins.

Mais pour qu'une collaboration entre un freelance et une équipe technique d'un groupe se déroule réellement dans les meilleures conditions, il existe quelques bonnes pratiques à connaître, à prendre en compte et à mettre en place. Nous en avons listé 4 essentielles, extraites de notre dernier guide sur la thématique "Grands groupes et freelancing : Les bonnes pratiques pour une collaboration efficace au sein d’une équipe technique".

#1 : Se renseigner sur la réalité du marché

Il peut parfois y avoir un décalage entre les besoins d’une entreprise, l’enveloppe budgétaire qu’elle peut consacrer à l’activation d’une ressource externe et les tarifs réels des freelances. Dans ce cadre, il est nécessaire de réaliser les bons benchmarks pour établir son budget en conséquence et gagner du temps dans les collaborations freelancing futures. Soyez conscients de la réalité des prix exercés par les indépendants sur la base de leur TJM (Taux Journalier Moyen) au risque de ne pas être aligné avec le marché et de ne pas trouver de freelance avec lequel collaborer.

Gardez en tête qu’un TJM moyen pour un métier donné peut également varier selon des critères de séniorité, et parfois de localisation si la mission nécessite du travail présentiel. Kamatz propose, par ailleurs, outil dédié permettant aux professionnels de connaître le budget à consacrer pour une mission freelance sur la base des tarifs des freelances constatés sur plusieurs plateformes de freelancing. Découvrez l’outil “Benchmark TJM” de Kamatz.

#2 : Ne pas perdre de temps pour lancer la collaboration avec le freelance dont vous êtes convaincu

Les freelances sont des professionnels qui disposent d’une expertise de niche ou de compétences très recherchées sur le marché. Ils sont donc très sollicités par des entreprises pour les accompagner sur des missions. Lorsqu’un freelance vous convient pour répondre à votre besoin, il est essentiel de ne pas perdre cette ressource.

Pour donner un ordre d’idées, 8 jours entre le début des conversations entre une entreprise et un freelance et le début de la mission est un délai déjà long qui pourrait laisser la place à une autre entreprise sécurisant les services de votre freelance. Pour accélérer le processus, en amont de la collaboration, identifiez les interlocuteurs-clés à mobiliser en interne dans la mise en place de
cette collaboration (par exemple, au niveau RH, Juridique ou Achats) et n’hésitez pas à les relancer s’ils sont trop lents. Allez plus vite vous permettra de ne pas laisser filer une précieuse ressource pour votre entreprise.

Dans ce même cadre, il est nécessaire de vous assurer que la collaboration est bel et bien possible à tous les niveaux requis de votre entreprise. Du côté de l’IT, de la sécurité, des informations et accès à délivrer au freelance,... Ces éléments sont autant de points à anticiper et d’échanges à avoir avec vos équipes pour éviter d’éventuels écueils de dernière minute, et assurer une intégration sereine du freelance dans votre organisation.

#3 : Bien cadrer la mission et les besoins

Cette bonne pratique constitue une nécessité sur deux niveaux distincts. D’abord, légal et contractuel : il s’agit de confier à un prestataire une mission un champ d’actions et d’intervention défini par un contrat de prestation. Celui-ci doit mentionner précisément l’objet du contrat, les missions prévues, la durée de la collaboration (dates de début et de fin) et les modalités d’exécution. Pratique ensuite, car en apportant un cadre bien défini, votre entreprise permet au freelance sélectionné d’être dans les meilleures conditions pour assurer le succès des missions qui lui sont confiées (et donc des résultats attendus).

Lui donner les outils et les clés pour répondre efficacement à la mission dès le début est un facteur clé de réussite ou de succès. Considérez le freelance comme une prolongation de votre équipe et onboardez-le avec tout autant d’attention que vous ne le feriez avec un nouveau salarié. Pensez à préparer un brief complet avec l’ensemble des éléments nécessaires au bon déroulement de sa mission, y compris les ressources, personnes-clés et outils à connaître. Le freelance ne doit pas être vu comme un “prestataire comme les autres”, une fois activé, il s’affiche comme un véritable allié pour renforcer vos équipes en interne.

Nous vous conseillons de réaliser des points réguliers avec lui pour s’assurer qu’il est pleinement intégré dans votre organisation et qu’il n’y a aucune zone d’ombre de son côté. Cela vous permettra d’avance ensemble dans une même direction.

#4 : Donner de la visibilité sur l’engagement de la collaboration

Pour que la collaboration soit la plus efficace possible, indiquez au freelance les temps de mission attendus, les périodes de collaborations plus courtes ou plus longues, les missions confiées,... N’hésitez pas à communiquer l’ensemble des éléments qui vont jouer sur votre collaboration avec
lui et invitez-le à faire de même.

Cela permet, en effet, d’éviter une situation de désalignement entre ce que vous attendez (une collaboration avec un freelances sur des missions-clés pendant 6 mois par exemple) et les informations communiquées au freelance lors du démarrage de la mission (exemple : partons dans un premier temps sur un mois de test puis nous pourrons étendre la collaboration sur 6 mois). Également de répondre aux questions de la disponibilité et de l’engagement d’un prestataire pour votre entreprise.

C’est aussi le cas lorsqu’une entreprise souhaite mettre fin à une collaboration avec un freelance. Nous vous conseillons, par exemple, de prévenir à minima 3 à 4 semaines le freelance avant la fin du contrat en cours de la suite envisagée. Pour se faire, n’hésitez pas à inscrire un rappel dans votre calendrier professionnel pour prévoir un point de suivi avec votre freelance.

Il existe bien d'autres bonnes pratiques pour s'assurer de l'efficacité d'une collaboration freelancing. Nous vous les dévoilons dans notre dernier guide sur la thématique "Grands groupes et freelancing : Les bonnes pratiques pour une collaboration efficace au sein d’une équipe technique" à télécharger dès maintenant.

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