Entreprise : comment manager un freelance ?

Les freelances sont une source d’expertise très large et virtuellement intarissable. Les caractéristiques de cette forme de travail conviennent particulièrement aux besoins des entreprises d’aujourd’hui. Que ce soit pour une mission ponctuelle ou récurrente, d’ailleurs. Cependant, comment manager un freelance ? Il y a de petites différences à adopter par rapport à un salarié. On vous en dit plus sur comment gérer vos freelancers.

Les freelances : les compétences sans l’engagement

De nos jours, trouver les bons profils peut s’avérer compliqué. Le salariat implique un engagement dans la durée pour l’entreprise, avec des conséquences financières à considérer. Le freelancing offre aux entreprises une grande flexibilité dans leur gestion des ressources humaines. Il permet de renforcer son équipe sans les engagements découlant du contrat de travail, en fonction des besoins. En construisant une relation durable avec vos freelances, vous pourrez allier agilité et qualité. Voici quelques avantages du freelancing : 

• Moins cher qu’un salarié dans une grande majorité des cas
• Missions de durée très adaptable, du très court terme au très long terme
• Possibilité de recourir à une expertise de niche en fonction de vos besoins
• Accès à un vivier de talents sans contraintes géographiques: un freelance est susceptible de vivre n’importe où en France ou à l’étranger

Les spécificités du freelance : les comprendre pour mieux le manager

Pour manager un freelance efficacement, il faut d’abord bien le comprendre. Il est évident que l’état d’esprit d’un salarié est fort différent de celui d’un freelance. Ce dernier a choisi cette voie afin d’être indépendant. En général, les freelances préfèrent une certaine liberté dans la façon dont ils organisent leur travail, dans le choix des outils, etc - pour atteindre le but que vous leur aurez fixé. D’un point de vue contractuel, les freelances sont liés à vous par un contrat de prestation de service, et non par un contrat de travail. Il est important de ne pas leur imposer un cadre trop rigide, qui pourrait être perçu comme un lien de subordination et présenter des risques juridiques.

Un profil de freelance pertinent pour répondre à votre besoin exige une supervision minimale. Laissez-le s’exprimer, et il pourrait très bien vous étonner. Bien entendu, il doit savoir exactement ce qui est attendu de lui. Il importe ainsi de bien communiquer les résultats attendus, en restant flexibles sur le “comment” et les consignes sur la façon d’atteindre ces buts. Ce qui n’empêche pas les suggestions…

Si votre freelance est rémunéré au projet, par exemple pour la création d’un site web ou d’une app, définissez un cahier des charges à respecter. Ajouter des tâches périphériques qui n’étaient pas prévues à la mission d’un freelance conduit souvent à de l’insatisfaction de part et d’autres et avoir un scope précis est plus propice à une collaboration fructueuse.

Voici 6 conseils pratiques pour manager un freelance : 

1. Bien définir la mission via un brief écrit

Il est essentiel de fournir à votre freelance un brief écrit qui spécifie clairement ce qui est attendu de lui. Soyez concis et précis. Privilégiez les listes à puces claires et droit au but. Structurez bien le document si la nature de la mission implique la rédaction d’un cahier des charges.

2. Anticiper les besoins de votre freelance

Lorsque vous avez défini la mission, réfléchissez à tout ce dont votre freelance aura besoin pour la mener à bien. Par exemple l’identité de marque ou la charte graphique de votre entreprise si elles sont nécessaires pour donner un cadre de référence. Les freelances appréciant particulièrement  l’efficacité,  au mieux le travail est organisé, plus ils vous le rendront en pouvant avancer rapidement.

3. Soyez réactif et disponible

Même avec des consignes très claires, il y aura toujours des questions. Si elles sont posées par e-mail, essayez d’être réactif. Cela permet d’éviter des pertes de temps (et donc d’argent, en cas de tarif horaire). En cas de forfait au projet, vous éviterez par votre réactivité de générer de la frustration chez votre freelance.

4. Éviter les contrôles trop pointilleux

Si vous engagez un freelance à l’heure, vous avez bien entendu le droit de savoir combien de temps il travaille pour vous, et sur quoi. Cependant, veillez à ne pas mettre en place un système de contrôle des horaires trop invasif. D’une part, cela peut devenir un obstacle à l’instauration d’un climat de confiance. Mais aussi, cela peut augmenter les risques d’être apparenté à du salariat déguisé. Privilégiez les points de contrôle sur l’avancement des sujets, en utilisant des métriques mesurables, comme un nombre de mots / articles rédigés pour la rédaction de contenu, ou encore un nombre de fonctionnalités livrées pour de la programmation.

5. Faites des retours quand nécessaire

Le caractère indépendant des freelances ne signifie pas que vous ne pouvez rien leur dire ! Au contraire, il ne faut pas hésiter à leur fournir du feedback afin qu’ils puissent s’améliorer. Faites-le de façon directe, en évoquant les points d’amélioration, mais aussi le positif. La plupart des freelances sont orientés qualité et satisfaction client, donc le feedback juste est grandement apprécié.

6. Traitez vos freelances comme une extension de votre équipe

Un freelance de qualité sur Kamatz peut être un atout considérable pour votre entreprise. Œuvrer afin d’instaurer une relation de confiance dès le début vous permettra de nouer des liens avec des experts susceptibles de vous épauler sur des besoins précis durant de longues années. Partez du principe que vous pourrez avoir besoin de faire appel à chaque freelance de façon récurrente. Traitez-le comme une extension de votre équipe et ne négligez pas votre rapport humain avec ces prestataires un peu particuliers. Il en va aussi de la réputation et de l’image de votre société !

Conclusion sur le management des freelances 

La spécialisation et l’esprit d’indépendance des freelances font que ces profils ont besoin d’assez peu de management pour exceller. Il faut donc adopter un style de supervision qui autorise une certaine forme de liberté et de flexibilité. Les clés, pour bien manager un freelance, consistent à :

• Fournir des consignes très claires et concises
• Être disponible pour répondre aux questions
• Favoriser l’autonomie du freelance 
• Fournir du feedback (positif ou négatif), lorsqu’approprié
• Le traiter comme vos salariés sur le point humain

En adoptant ces simples conseils, vous maximiserez le succès de vos prestations de freelancing. Kamatz propose, par ailleurs, un service d’accompagnement sur-mesure pour vous permettre de trouver des freelances dans de nombreux domaines d’expertise tels que le webdesign, le service client, la rédaction de contenu, la programmation, le graphisme, etc.